区長・行政嘱託員管理シート(いわき市)

1.概要

(1)背景や概要

区長や行政嘱託員の事務処理を効率化するための自作シートです。
世帯情報の管理と報告、区費領収や謝礼支払の手間を減らすことが目的です。

OneDrive上に記入例と共にアップロードしました。
会計報告に向けた複式簿記での仕訳例も置いてあります。

提出書類の様式はいわき市のものですので、他の地域には対応していません。

(2)要件など

区長や行政嘱託員、会計係の方の利用を想定。
使用のために、パソコンの操作技術がある程度は必要です。

(3)メリットとデメリット

時間・労力節約のメリットは大きいですが、デメリット部分も多いので利用には注意が必要です。

①メリット

集計や自動転記
上手く使えば、紙面管理と比較して大幅に時間・労力を削減できる。

②デメリット

柔軟性が低いため役所側の変更に対応しにくい
重要かつ急ぎの場合は、紙面で手書きの方が早く確実。
修正部分が少なく修正液や取消線で支障無ければ、コピーして部分修正の方が楽。

・提出書類の様式もいわき市に限定されている

・ある程度のパソコン操作スキルが必要
スマホでも使えなくは無いが、表示範囲が狭い為おそらく使いにくい。

情報漏洩のリスク
利用者のウイルス対策や管理が不十分だと漏洩の危険性がある。
エクセルシートやpdfにパスワードを設定するのが望ましい。複数ファイルをパスワード付きzipなどで固めるのも良い。
構成員の氏名や簡単な数字(つまり集計に用いる最低限の情報)以外をデータ化するのは避けた方が良い。

2.利用手順など

(1)利用手順

①基本情報の入力:[設定]シート

・「名前番号」「or」「嘱託員区長情報」「区費、組(班)長への謝礼事務費支払いの額」などを入力
組か班かの選択を後で変えると集計に影響が出るので、最初の入力は間違えないよう注意

・「提出日」「領収日」「支払日」はその都度変更
日付書式で入力できるが、日付が確定していなければ日付のみ空白の文字列入力でも良い

・「反映日
[一覧]シートで集計したい更新日に一致させる
入力方法は同年なら<月/日>、年から指定したければ<年(西暦またはr数字)/月/日>。

②世帯情報の入力:[一覧]シート

左表が入力欄
・一行目に更新日、二行目以降に組(班)番構成員情報を入力
[設定]シートの反映日に符合する更新日の情報が集計される
・新規加入:[新規]、継続:[]、組(班)長:[組長or班長]、区長:[区長]、その他:[]

③その他任意記載部分の入力:各シートの非ロック部分

・[世帯情報内訳]:合計は確認のうえ手動入力
・[協賛金など]:タイトルや協賛者部分
使用可否は提出先に確認
・[挨拶]:日付、本文、郵便番号、フリガナ
郵便番号半角数字7桁フリガナ部分はセルにカーソルを置いた時点で半角フリガナでの入力が可能。記載やシート使用はもちろん任意。

④必要に応じて印刷:pdf化または直接印刷

[領収・支払][協賛金][挨拶]など複数枚印刷する際は、[セル範囲選択]か[列選択]→印刷(Ctrl+p)→[選択部分のみ印刷]で、必要に応じてページ指定。

(2)各シートの説明

シート名備考
設定基本情報入力用。各シートへの転記等に使用される。
最大数は組(班)数:30、構成員:200
一覧区の構成員情報。集計に用いる元データ。
世帯数報告書市への提出様式。[設定][一覧]シートから自動生成。
世帯数内訳書 〃。合計以外は自動生成。
合計は手動入力が必要なので、ご注意
異動届 〃。異動内訳以外は自動生成。
協賛金など協賛金や寄付金の協力賛同者管理用。
一枚目のタイトル部分は変更可能。
配布・領収管理各組・班長用の配布・区費領収、組・班長への謝礼・事務費の管理表。
対象日における情報になるのでズレに注意。また区費の月割には対応不可
[領収・支払]シートへ転記されるBR、BS列は手動入力なのでご注意
領収・支払区費領収や謝礼・事務費支払い時の引き換え用。
※印刷は列選択のうえページ範囲指定推奨。複数枚印刷でズレる場合は余白調整して下さい。
挨拶組・班長への挨拶や添え状など。
日付と本文は一枚目に入力すれば二枚目以降に自動転記される。任意で郵便番号とフリガナも入力可能。
その他簡単な連絡先管理や事件簿。
おそらく、ほとんど出番は無いと思われる。

・記入例と説明画像

(3)問い合わせ先

使い方などの簡単な問い合わせでしたら「行政書士西丸浩事務所」まで。
TEL:0246-84-5561 / 0246-84-5586
メール:gyosei(アットマーク)saimaru-office.com

3.注意点

・クラウド上での使用は印刷内容にズレが生じ兼ねないので、非推奨

・役所側の様式変更への即座の対応は困難
※手書きでの追記や微修正が可能ならば、それが望ましい。

・領収書や支払明細書は場合によっては、エクセル→ワードへの差し込み印刷で作成した方が簡単
※当シートでは操作が省かれ自動で一覧表示できる分、柔軟性に欠ける。

4.サポート内容と料金

(1)サポート:特になし

(2)料金  : 〃

5.ご参考HP

-西丸のone drive
「k_区長&行政嘱託員シート」

※自作会計ツールの元データは以下。
「k_会計ツール」

6.更新履歴

・2023/04/07:ページ公開
・2023/04/20:テキストURL部分の修正
・2023/09/21:シート修正/[設定]シートの対象日を入れない場合の動作修正

エクセル/複式簿記の会計ツール

1.概要

 エクセルにて複式簿記での会計ツールを自作してみました。
関数の組み合わせで一応作成はできます。
本当に基本的な機能しかありませんので、高機能をお求めの場合は会計ソフトを使った方が良いと思います。

 「管理」シートにて科目と年度を設定し、「会計」シートにて仕訳入力を行う形になっています。
複式での仕訳を入力すると、自動で貸借対照表と損益計算書が作られ、また費用一覧や元帳の取得も可能になっています。

 資産・負債と純資産の元帳については繰越残高表示が面倒なので、期中の増減額のみ表示する形にしました。
決算書で三期分の表示が可能なので、そちらで繰越残高は確認できます。

 事業主貸と借についても、それぞれ別科目にすると計算がやや面倒なので、事業主貸借という一つの科目を用いています。

※ご注意:
本ツール使用による損害・トラブルについて私は一切責任を負いかねますので、ご了承ください。

2.機能

 行政書士の独占業務では無いので公開することにしました。
記帳を正確に行い青色申告で確定申告を行えば、青色申告による控除額が最大65万円になります。

 シートの関数表示も伏せる必要は無いと思ったので外します。
もっと良い方法があるとは思いますが、関数を読めばどれだけエクセルが便利かが分かるかと思います。

 作成にあたり、考えた機能は以下の通り。
1.行詰め
2.[名前]を用いての、空白でないセル範囲自動選択
3.複数列の一意性チェック
4.セル値に対応する列に対しての別の列値取得
5. 〃         別の列の集計値取得
6.[条件付き書式]による、空白でないセルの枠付け

 いくつかの参考HPで載せられていた関数を組み合わましたが、ここでの紹介は割愛させて頂きます。

 少々大袈裟な表現かもしれませんが。
個人的に、複式簿記は人類の特に大きな英知の一つと思っています。
そのうち、減価償却費の自動計算表も追加するかもしれません。

修正日修正内容
2022/07/03初回版を公開。
2022/12/29・費用一覧部分のバグ修正
・税込記帳の場合の消費税に係る記載列と集計追加
・減価償却費計算のシート追加
・電子帳簿保存用の索引表追加
2023/01/21・OneDrive上でも動作するように修正
・元帳の月毎集計欄を追加
2023/03/14・フィルターやロックの掛け直し
・費用集計をやめ、単なる費用一覧へ修正
202311/22・消費税の端数処理の条件分岐を修正
※端数処理が四捨五入のみになってしまっていた。
・インボイスの有無を入力できる欄を設け、仮受消費税のうちインボイス部分のみ集計可能とした
・税込と税抜方式での記帳例をアップ
2024/02/07・前受収益や前払費用の計算用シートを追加
余白に備考を入れれば、長期分も把握可能。
2024/02/24・「会計」シートの費用一覧における[伝票no]列の書式が一部おかしかったので修正
・全シートにおいて[セル書式の設定]はロック対象から除外
2024/06/14
ver4-3
・vlookup関数は動作が重くなるので全て別関数で置き換え
・その他、重複計算部分の排除
※ファイルサイズは大きくなったが、動作は幾分早くなったはず。

3.リンク

(1)サンプル

-西丸のone drive
「k_会計ツール」
「作成例」
※ダウンロードしてMS EXCELで開くか、ご自身のonedrive上にアップロードしてご使用下さい。

(2)アップロード動画

youtubeマイチャンネル/「参考8」エクセル/会計ツールの自作例

4.更新履歴

・2022/07/10:ページ公開
・2023/07/30:クラウドドライブのリンク等修正
・2023/11/22:会計ツール修正の記載追加
・2024/06/14:「2」追記