１．概要
(1)背景や概要
区長や行政嘱託員の事務処理を効率化するための自作シートです。
世帯情報の管理と報告、区費領収や謝礼支払の手間を減らすことが目的です。
OneDrive上に記入例と共にアップロードしました。
会計報告に向けた複式簿記での仕訳例も置いてあります。
※提出書類の様式はいわき市のものですので、他の地域には対応していません。
(2)要件など
区長や行政嘱託員、会計係の方の利用を想定。
使用のために、パソコンの操作技術がある程度は必要です。
(3)メリットとデメリット
時間・労力節約のメリットは大きいですが、デメリット部分も多いので利用には注意が必要です。
①メリット
・集計や自動転記
上手く使えば、紙面管理と比較して大幅に時間・労力を削減できる。
②デメリット
・柔軟性が低いため役所側の変更に対応しにくい
重要かつ急ぎの場合は、紙面で手書きの方が早く確実。
修正部分が少なく修正液や取消線で支障無ければ、コピーして部分修正の方が楽。
・提出書類の様式もいわき市に限定されている
・ある程度のパソコン操作スキルが必要
スマホでも使えなくは無いが、表示範囲が狭い為おそらく使いにくい。
・情報漏洩のリスク
利用者のウイルス対策や管理が不十分だと漏洩の危険性がある。
エクセルシートやpdfにパスワードを設定するのが望ましい。複数ファイルをパスワード付きzipなどで固めるのも良い。
構成員の氏名や簡単な数字(つまり集計に用いる最低限の情報)以外をデータ化するのは避けた方が良い。
２．利用手順など
(1)利用手順
①基本情報の入力：[設定]シート
・「区の名前と番号」「組or班」「嘱託員と区長情報」「区費、組(班)長への謝礼や事務費支払いの額」などを入力
※組か班かの選択を後で変えると集計に影響が出るので、最初の入力は間違えないよう注意。
・「提出日」「領収日」「支払日」はその都度変更
日付書式で入力できるが、日付が確定していなければ日付のみ空白の文字列入力でも良い。
・「反映日」
[一覧]シートで集計したい更新日に一致させる。
入力方法は同年なら<月/日>、年から指定したければ<年(西暦またはr数字)/月/日>。
②世帯情報の入力：[一覧]シート
左表が入力欄
・一行目に更新日、二行目以降に組(班)番と構成員情報を入力
※[設定]シートの反映日に符合する更新日の情報が集計される。
・新規加入：[新規]、継続：[○]、組(班)長：[組長or班長]、区長：[区長]、その他：[他]
③その他任意記載部分の入力：各シートの非ロック部分
・[世帯情報内訳]：合計は確認のうえ手動入力
・[協賛金など]：タイトルや協賛者部分
※使用可否は提出先に確認。
・[挨拶]：日付、本文、郵便番号、フリガナ
※郵便番号は半角数字7桁、フリガナ部分はセルにカーソルを置いた時点で半角ﾌﾘｶﾞﾅでの入力が可能。記載やシート使用はもちろん任意。
④必要に応じて印刷：pdf化または直接印刷
[領収・支払][協賛金][挨拶]など複数枚印刷する際は、[セル範囲選択]か[列選択]→印刷(Ctrl+p)→[選択部分のみ印刷]で、必要に応じてページ指定。
(2)各シートの説明
| シート名 | 備考 |
|---|---|
| 設定 | 基本情報入力用。各シートへの転記等に使用される。 最大数は組(班)数：30、構成員：200。 |
| 一覧 | 区の構成員情報。集計に用いる元データ。 |
| 世帯数報告書 | 市への提出様式。[設定][一覧]シートから自動生成。 |
| 世帯数内訳書 | 〃。合計以外は自動生成。 合計は手動入力が必要なので、ご注意。 |
| 異動届 | 〃。異動内訳以外は自動生成。 |
| 協賛金など | 協賛金や寄付金の協力賛同者管理用。 一枚目のタイトル部分は変更可能。 |
| 配布・領収管理 | 各組・班長用の配布・区費領収、組・班長への謝礼・事務費の管理表。 対象日における情報になるのでズレに注意。また区費の月割には対応不可。 [領収・支払]シートへ転記されるBR、BS列は手動入力なのでご注意。 |
| 領収・支払 | 区費領収や謝礼・事務費支払い時の引き換え用。 ※印刷は列選択のうえページ範囲指定推奨。複数枚印刷でズレる場合は余白調整して下さい。 |
| 挨拶 | 組・班長への挨拶や添え状など。 日付と本文は一枚目に入力すれば二枚目以降に自動転記される。任意で郵便番号とフリガナも入力可能。 |
| その他 | 簡単な連絡先管理や事件簿。 おそらく、ほとんど出番は無いと思われる。 |
・記入例と説明画像
(3)問い合わせ先
使い方などの簡単な問い合わせでしたら「行政書士西丸浩事務所」まで。
TEL：0246-84-5561 / 0246-84-5586
メール：gyosei(ｱｯﾄﾏｰｸ)saimaru-office.com
３．注意点
・クラウド上での使用は印刷内容にズレが生じ兼ねないので、非推奨
・役所側の様式変更への即座の対応は困難
※手書きでの追記や微修正が可能ならば、それが望ましい。
・領収書や支払明細書は場合によっては、エクセル→ワードへの差し込み印刷で作成した方が簡単
※当シートでは操作が省かれ自動で一覧表示できる分、柔軟性に欠ける。
４．サポート内容と料金
(1)サポート：特になし
(2)料金 ： 〃
５．ご参考HP
－西丸のone drive
・「k_区長&行政嘱託員シート」
※自作会計ツールの元データは以下。
・「k_会計ツール」
６．更新履歴
・2023/04/07：ページ公開
・2023/04/20：テキストURL部分の修正
・2023/09/21：シート修正/[設定]シートの対象日を入れない場合の動作修正