区長・行政嘱託員管理シート(いわき市)

1.概要

(1)背景や概要

区長や行政嘱託員の事務処理を効率化するための自作シートです。
世帯情報の管理と報告、区費領収や謝礼支払の手間を減らすことが目的です。

OneDrive上に記入例と共にアップロードしました。
会計報告に向けた複式簿記での仕訳例も置いてあります。

提出書類の様式はいわき市のものですので、他の地域には対応していません。

(2)要件など

区長や行政嘱託員、会計係の方の利用を想定。
使用のために、パソコンの操作技術がある程度は必要です。

(3)メリットとデメリット

時間・労力節約のメリットは大きいですが、デメリット部分も多いので利用には注意が必要です。

①メリット

集計や自動転記
上手く使えば、紙面管理と比較して大幅に時間・労力を削減できる。

②デメリット

柔軟性が低いため役所側の変更に対応しにくい
重要かつ急ぎの場合は、紙面で手書きの方が早く確実。
修正部分が少なく修正液や取消線で支障無ければ、コピーして部分修正の方が楽。

・提出書類の様式もいわき市に限定されている

・ある程度のパソコン操作スキルが必要
スマホでも使えなくは無いが、表示範囲が狭い為おそらく使いにくい。

情報漏洩のリスク
利用者のウイルス対策や管理が不十分だと漏洩の危険性がある。
エクセルシートやpdfにパスワードを設定するのが望ましい。複数ファイルをパスワード付きzipなどで固めるのも良い。
構成員の氏名や簡単な数字(つまり集計に用いる最低限の情報)以外をデータ化するのは避けた方が良い。

2.利用手順など

(1)利用手順

①基本情報の入力:[設定]シート

・「名前番号」「or」「嘱託員区長情報」「区費、組(班)長への謝礼事務費支払いの額」などを入力
組か班かの選択を後で変えると集計に影響が出るので、最初の入力は間違えないよう注意

・「提出日」「領収日」「支払日」はその都度変更
日付書式で入力できるが、日付が確定していなければ日付のみ空白の文字列入力でも良い

・「反映日
[一覧]シートで集計したい更新日に一致させる
入力方法は同年なら<月/日>、年から指定したければ<年(西暦またはr数字)/月/日>。

②世帯情報の入力:[一覧]シート

左表が入力欄
・一行目に更新日、二行目以降に組(班)番構成員情報を入力
[設定]シートの反映日に符合する更新日の情報が集計される
・新規加入:[新規]、継続:[]、組(班)長:[組長or班長]、区長:[区長]、その他:[]

③その他任意記載部分の入力:各シートの非ロック部分

・[世帯情報内訳]:合計は確認のうえ手動入力
・[協賛金など]:タイトルや協賛者部分
使用可否は提出先に確認
・[挨拶]:日付、本文、郵便番号、フリガナ
郵便番号半角数字7桁フリガナ部分はセルにカーソルを置いた時点で半角フリガナでの入力が可能。記載やシート使用はもちろん任意。

④必要に応じて印刷:pdf化または直接印刷

[領収・支払][協賛金][挨拶]など複数枚印刷する際は、[セル範囲選択]か[列選択]→印刷(Ctrl+p)→[選択部分のみ印刷]で、必要に応じてページ指定。

(2)各シートの説明

シート名備考
設定基本情報入力用。各シートへの転記等に使用される。
最大数は組(班)数:30、構成員:200
一覧区の構成員情報。集計に用いる元データ。
世帯数報告書市への提出様式。[設定][一覧]シートから自動生成。
世帯数内訳書 〃。合計以外は自動生成。
合計は手動入力が必要なので、ご注意
異動届 〃。異動内訳以外は自動生成。
協賛金など協賛金や寄付金の協力賛同者管理用。
一枚目のタイトル部分は変更可能。
配布・領収管理各組・班長用の配布・区費領収、組・班長への謝礼・事務費の管理表。
対象日における情報になるのでズレに注意。また区費の月割には対応不可
[領収・支払]シートへ転記されるBR、BS列は手動入力なのでご注意
領収・支払区費領収や謝礼・事務費支払い時の引き換え用。
※印刷は列選択のうえページ範囲指定推奨。複数枚印刷でズレる場合は余白調整して下さい。
挨拶組・班長への挨拶や添え状など。
日付と本文は一枚目に入力すれば二枚目以降に自動転記される。任意で郵便番号とフリガナも入力可能。
その他簡単な連絡先管理や事件簿。
おそらく、ほとんど出番は無いと思われる。

・記入例と説明画像

(3)問い合わせ先

使い方などの簡単な問い合わせでしたら「行政書士西丸浩事務所」まで。
TEL:0246-84-5561 / 0246-84-5586
メール:gyosei(アットマーク)saimaru-office.com

3.注意点

・クラウド上での使用は印刷内容にズレが生じ兼ねないので、非推奨

・役所側の様式変更への即座の対応は困難
※手書きでの追記や微修正が可能ならば、それが望ましい。

・領収書や支払明細書は場合によっては、エクセル→ワードへの差し込み印刷で作成した方が簡単
※当シートでは操作が省かれ自動で一覧表示できる分、柔軟性に欠ける。

4.サポート内容と料金

(1)サポート:特になし

(2)料金  : 〃

5.ご参考HP

-西丸のone drive
「k_区長&行政嘱託員シート」

※自作会計ツールの元データは以下。
「k_会計ツール」

6.更新履歴

・2023/04/07:ページ公開
・2023/04/20:テキストURL部分の修正
・2023/09/21:シート修正/[設定]シートの対象日を入れない場合の動作修正

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